Was kostet ein LMS (Learning Management System)?

Sie möchten E-Learning in Ihrem Unternehmen etablieren und fragen sich jetzt: Was kostet ein LMS eigentlich? Das variiert natürlich von Anbieter zu Anbieter. Hier erfahren Sie, welche verschiedenen LMS-Preismodelle es gibt und wie Sie die beste Option für sich auswählen. Werfen wir jedoch zuerst einen kurzen Blick darauf, was ein LMS genau ist.

Was ist ein LMS?

Ein LMS (Learning Management System) bzw. eine Lernplattform ist eine Software, mit der Sie digitale Schulungen im Unternehmen anbieten können. Schulungen ist ein breiter Begriff für sämtliche Weiterbildungen, Pflichtschulungen, Bedarfsschulungen wie beispielsweise Führungskräftetraining oder Training von Soft Skills, Onboarding und Produktschulungen.

Dies sind einige der LMS Funktionen, die die Lernplattform zu einem unverzichtbaren Assistenten machen:

• Benutzerverwaltung: Mit einem LMS können Sie User hinzufügen und bearbeiten, sie in Gruppen organisieren und ihnen Rollen zuweisen.
• Verwaltung von Inhalten: Sie können Lernmaterialien auf einer einzigen Plattform hochladen, verwalten und bereitstellen.
• Bewertung des Lernfortschritts: Ein LMS hilft Ihnen bei der Bewertung der Leistungen eines bestimmten Mitarbeitenden oder einer Gruppe von Teams oder Abteilungen. Es sammelt Statistiken zu Antworten, Versuchen, Zeitaufwand usw. und stellt Ihnen detaillierte Berichte zur Verfügung.
• Automatisierung der Verwaltung: In einem LMS können Einladungen, Anmeldungen, Benachrichtigungen, Fristen usw. vollständig automatisiert werden.
• Blended Learning: Sie können Live-Schulungen in einem integrierten Kalender planen und die Teilnehmenden über bevorstehende Veranstaltungen informieren. Einige LMS unterstützen das Hosten von Live-Kursen und Schulungen.

Beliebte LMS-Preismodelle

Es gibt mehrere grundlegende Arten von Preismodellen. Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, stellen wir Ihnen nun die gängigsten Preismodelle und Beträge auf der Grundlage der Anzahl der Lernenden in Ihrer Organisation vor.

1. Bezahlung pro Lernenden

Das Modell „Pay-per-Learner“ wird oft auch als „Pay-per-Seat“ bezeichnet. Das Prinzip ist einfach: Sie zahlen einen festen Preis für eine bestimmte Anzahl von Lernenden, die dem System hinzugefügt werden. Der Vorteil dieses Preismodells ist, dass Sie Ihre monatlichen und jährlichen Ausgaben für die digitale Lernplattform leicht vorhersagen können. Pay-per-Learner-Preise sind gestaffelt: Je höher die Anzahl der User, desto niedriger der Preis pro User. Die Anzahl der Lernenden wird in der Regel pro Monat oder Jahr berechnet. Da es sich bei einem LMS um einen Dienst handelt, den Sie über einen längeren Zeitraum nutzen werden, empfehlen die meisten Anbieter eine jährliche Vorauszahlung mit einem zusätzlichen Rabatt.

Dieses Modell ist vor allem wegen seiner Einfachheit sehr beliebt, die allerdings in manchen Fällen zu hohen Kosten führen kann. Wenn Sie pro Lernendem bezahlen, zahlen Sie im Voraus für Hunderte von Personen, die dem LMS hinzugefügt werden. Das gibt Ihnen jedoch keine Garantie dafür, dass sich diese Mitarbeitenden auch tatsächlich in das System einloggen und lernen werden. Pay-per-Learner ist also sinnvoll, wenn die Anzahl der Lernenden über einen längeren Zeitraum mehr oder weniger gleich bleibt und E-Learning in Ihrem Unternehmen obligatorisch ist.

2. Bezahlung pro aktivem Nutzer

Die Bezahlung pro aktivem Nutzer ist das zweitbeliebteste Modell, denn es löst das Problem des vorherigen Preismodells. Im Gegensatz zu den Plänen pro User, die unabhängig von der Nutzung abgerechnet werden, können Sie dem LMS eine unbegrenzte Anzahl von Usern hinzufügen. Es werden nur diejenigen berechnet, die sich während des Bezahlzeitraums im System angemeldet haben. Das Preismodell pro aktivem Teilnehmenden ist praktisch, wenn Sie jeden Monat verschiedene Gruppen von Lernenden schulen müssen, z. B. wenn Sie ein großes Unternehmen sind und Ihre Kunden oder Partner schulen müssen. Außerdem müssen Sie sich keine Gedanken über inaktive Konten machen, da sie Ihnen ohnehin nicht in Rechnung gestellt werden.

3. Open-Source-LMS

Eigentlich ist „Open Source“ kein Preismodell. Der Begriff bedeutet, dass der ursprüngliche Quellcode des LMS offen ist und frei verteilt und verändert werden kann. Wir haben ihn in die Liste aufgenommen, weil Open-Source-LMS oft mit solchen verglichen werden, die einen geschlossenen Code haben. Die Hauptvorteile sind die Flexibilität, d. h. Sie können alle gewünschten Anpassungen vornehmen. Denken Sie aber daran, dass es sich niemals um eine sofort einsatzbereite Lösung handelt. Wenn eine Software quelloffen ist, bedeutet das keinesfalls, dass sie kostenlos ist. Open-Source-Anbieter erklären: „Zahlen Sie für den Service, nicht für den Code“. Das bedeutet, dass die wahren Kosten eines Open-Source-LMS in der Anpassung, Integration und Wartung liegen, da solche LMS eine umfangreiche Konfiguration erfordern, um für eine bestimmte Organisation geeignet zu sein. Da es schwierig ist, auch nur einen ungefähren Preis zu nennen, da er sich je nach Projekt stark unterscheidet, finden Sie hier eine Formel, die Ihnen helfen wird, sich einen Überblick zu verschaffen. Hilfreich ist es dabei, den Stundenaufwand für einen Entwickler zugrunde zu legen. Bei einem durchschnittlichen Wert von 150€/Stunde sollten Sie alleine für die laufende Pflege 1000€ je Monat ansetzen. Dabei sind Anpassungen noch nicht eingerechnet. In der Regel werden das Open-Source System überwiegend in Universitäten eingesetzt, wo ein eigenes Entwicklerteam beschäftigt werden kann. Für Unternehmen rechnet sich dagegen open source selten.

4. SaaS Lizenzgebühr / Abonnement

SaaS steht für Software-as-a-Service, d.h. Sie mieten eine in der Regel Cloud-basierte Lösung für eine bestimmte Periode (Monat, Jahr). Dies ist wahrscheinlich das einfachste Preismodell. Sie kaufen eine Lizenz für ein LMS, zahlen eine bestimmte (oft jährliche) Gebühr und fügen so viele Benutzer und Kurse hinzu, wie Sie möchten. Pauschalpreise (ein einziger Preis, ein einziger Satz von Funktionen) sind hier relativ selten und die meisten Anbieter bieten zwei oder drei Pauschalpreismodelle zur Auswahl an. Der Preis hängt von der Anzahl der im Paket enthaltenen Funktionen ab. Mit jedem Upgrade werden neue Funktionen freigeschaltet. SaaS hat sich im Markt zurecht durchgesetzt, da die Kunden die benötigten Funktionen flexibel und modular freischalten können und durch die Lizenz sowohl die laufende Weiterentwicklung wie Hosting und Support abgedeckt sind.

Wie wählen Sie das beste LMS-Preismodell für sich aus?

Sie wissen nun, welche Preismodelle es für ein LMS gibt. Die Vielfalt der LMS-Preismodelle kann schnell verwirrend und unübersichtlich erscheinen. Bevor Sie sich für ein bestimmtes LMS entschließen, sollten Sie sich die folgenden Schritte anschauen, um das beste Modell für Sie zu finden.

Schritt 1: Ermitteln Sie die Anzahl der User, die Sie schulen möchten

Bevor Sie sich für ein LMS entscheiden, sollten Sie herausfinden, wie viele Lernende das System während eines Abrechnungszyklus, z. B. eines Monats, nutzen werden. Bleibt diese Zahl über das Jahr hinweg konstant?

Schritt 2: Bestimmen Sie, wie lange das LMS von den einzelnen Usern genutzt werden soll

Werden alle Ihre Teilnehmenden dieselben bleiben oder werden sie variieren? Wenn Sie planen, ein LMS nur für Einführungskurse zu nutzen, kann die Gesamtzahl der aktiven User einigermaßen stabil sein, aber die Teilnehmenden werden unterschiedlich sein.

Schritt 3: Schätzen Sie, wie viele Kurse Sie hochladen werden

In vielen Fällen richten sich die Kosten für ein LMS nach der Anzahl der hochgeladenen Kurse und dem für die Datenspeicherung benötigten Platz. Evaluieren Sie demnach, wieviele Kurse und Datenspeicher Sie benötigen und beachten Sie dies bei der Anbieterauswahl.

Schritt 4: Definieren Sie die wichtigsten Funktionen und Integrationen

Recherchieren Sie im Vorfeld, um eine Liste der benötigten Funktionen zu erstellen. So sparen Sie Zeit bei Verhandlungen mit Anbietern, die die erforderlichen Funktionen nicht anbieten. Außerdem können Sie anhand dieser Liste den tatsächlichen Wert der einzelnen Tarife besser einschätzen.

Häufige Fragen

Wir haben eine Liste mit den am häufigsten gestellten Fragen zusammengestellt. Wenn Sie die Antworten auf diese Fragen recherchieren, können Sie die Preise für Learning Management Systeme besser verstehen und herausfinden, wie viel Ihr LMS am Ende wirklich kostet.

1. Welche Funktionen sind in den einzelnen Preisplänen enthalten?

Wie wir bereits besprochen haben, werden einige LMS in Paketen verkauft, die verschiedene Funktionen enthalten: Je höher der Preis, desto umfangreicher ist das System. Wenn Sie Ihre Hausaufgaben gemacht und die für Ihr Projekt wichtigen Funktionen definiert haben, können Sie den relativen Wert jedes von einem Anbieter angebotenen Pakets einschätzen.

2. Kommen zusätzliche Kosten auf Sie zu?

Prüfen Sie, ob es irgendwelche versteckten Kosten gibt. Manchmal erheben Anbieter zusätzliche Gebühren für die Einrichtung des LMS, Schulungen, technischen Support, Hosting, Upgrades und Add-Ons.

3. Wie können Sie Ihren Preisplan erhöhen oder herabstufen? Gibt es besondere Bedingungen?

Was das Upgrade von Tarifen pro User betrifft, so müssen Sie ein Upgrade erwerben, wenn Sie die Anzahl der in Ihrem aktuellen Tarif enthaltenen Benutzer überschreiten. Was geschieht mit den Nutzern, die sich nach Erreichen des Limits anmelden? Können sie sich dann noch im System anmelden, und wenn nicht, werden ihre Kontaktdaten gespeichert? Was die Herabstufung betrifft, so müssen Sie wissen, wie oft dies möglich ist und ob daraus mögliche Konsequenzen entstehen.

Zögern Sie nicht zu fragen, ob es irgendwelche Stornierungskosten gibt, um sicherzugehen, dass Sie nicht in die Falle eines LMS tappen, das Ihren Bedürfnissen in Zukunft nicht mehr entspricht.

Tipp: Für den Mittelstand ist die Lernplattform von reteach gut geeignet, da die Software besonders einfach zu bedienen ist, die Anforderungen der DSGVO erfüllt und einen Kundensupport auf Deutsch bietet. Sie können die Lernplattform außerdem je nach Bedarf erweitern (z.B. Unterweisungsmanager, Online Kurse, eCommerce). Hier finden Sie die Möglichkeit, ein kostenfreies Testkonto anzulegen. Außerdem: eine Übersicht über die Kosten für das LMS von reteach.

Fazit

Das richtige Gleichgewicht zwischen Preis und Nutzen kann über Erfolg oder Misserfolg Ihres digitalen Lernprojekts entscheiden. Sie wissen jetzt, was ein LMS kostet und welche Preismodelle es gibt. Sie werden jedoch feststellen, dass die Angebote von LMS mit demselben Preismodell sehr unterschiedlich sein können. Unabhängig davon, welches Preismodell Sie in Zukunft bevorzugen werden, sollten Sie darauf achten, dass es vollkommen transparent und vor allem flexibel ist.

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