Was sind die Vorteile und Nachteile von LMS?

Sie möchten E-Learning in Ihrem Unternehmen etablieren und fragen sich jetzt: Was kostet ein LMS eigentlich? Das variiert natürlich von Anbieter zu Anbieter. Hier erfahren Sie, welche verschiedenen LMS-Preismodelle es gibt und wie Sie die beste Option für sich auswählen. Inhalt 1. Was ist ein LMS?2. Beliebte LMS-Preismodelle3. Wie wählen Sie das beste LMS-Preismodell für sich aus?4. Häufige Fragen5. Fazit6. Checkliste Was ist ein LMS überhaupt? Ein LMS (Learning Management System) ist eine Software, mit der Sie digitale Schulungen im Unternehmen anbieten können. Schulungen ist ein breiter Begriff für sämtliche Weiterbildungen, Pflichtschulungen, Bedarfsschulungen wie beispielsweise Führungskräftetraining oder Training von Soft Skills, Onboarding und Produktschulungen. Dies sind einige der LMS Funktionen, die die Lernplattform zu einem unverzichtbaren Assistenten machen: Kurse einfach erstellen: Jeder kann mit einem LMS Kurse im Handumdrehen erstellen, ohne dass dafür tiefgehende technische Kenntnisse notwendig sind. Innerhalb der Kurse können Sie Lektionen anlegen, für die Sie frei das Format wählen (z.B. Video, PDF, Audio, Quizze usw.) Teilnehmendenverwaltung: Mit einem LMS können Sie User hinzufügen und bearbeiten, sie in Gruppen organisieren und ihnen Rollen zuweisen. Verwaltung von Inhalten: Sie können Lernmaterialien auf einer einzigen Plattform hochladen, verwalten und bereitstellen. Bewertung des Lernfortschritts: Ein LMS hilft Ihnen bei der Bewertung der Leistungen eines bestimmten Mitarbeitenden oder einer Gruppe von Teams oder Abteilungen. Es sammelt Statistiken zu Antworten, Versuchen, Zeitaufwand usw. und stellt Ihnen detaillierte Berichte zur Verfügung. Automatisierung der Verwaltung: In einem LMS können Einladungen, Anmeldungen, Benachrichtigungen, Fristen usw. vollständig automatisiert werden. Blended Learning: Sie können Live-Schulungen in einem integrierten Kalender planen und die Teilnehmenden über bevorstehende Veranstaltungen informieren. Einige LMS unterstützen das Hosten von Live-Kursen und Schulungen. Beliebte LMS-Preismodelle Es gibt mehrere grundlegende Arten von Preismodellen. Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, stellen wir Ihnen nun die gängigsten Preismodelle und Beträge auf der Grundlage der Anzahl der Lernenden in Ihrer Organisation vor. 1. Bezahlung pro Teilnehmendem Das Modell "Pay-per-Learner" wird oft auch als "Pay-per-Seat" bezeichnet. Das Prinzip ist einfach: Sie zahlen einen festen Preis für eine bestimmte Anzahl von Lernenden, die dem System hinzugefügt werden. Der Vorteil dieses Preismodells ist, dass Sie Ihre monatlichen und jährlichen Ausgaben für die digitale Lernplattform leicht vorhersagen können. Pay-per-Learner-Preise sind gestaffelt: Je höher die Anzahl der User, desto niedriger der Preis pro User. Die Anzahl der Lernenden wird in der Regel pro Monat oder Jahr berechnet. Da es sich bei einem LMS um einen Dienst handelt, den Sie über einen längeren Zeitraum nutzen werden, empfehlen die meisten Anbieter eine jährliche Vorauszahlung mit einem zusätzlichen Rabatt. Dieses Modell ist vor allem wegen seiner Einfachheit sehr beliebt, die allerdings in manchen Fällen zu hohen Kosten führen kann. Wenn Sie pro Lernendem bezahlen, zahlen Sie im Voraus für Hunderte von Personen, die dem LMS hinzugefügt werden. Das gibt Ihnen jedoch keine Garantie dafür, dass sich diese Mitarbeitenden auch tatsächlich in das System einloggen und lernen werden. Pay-per-Learner ist also sinnvoll, wenn die Anzahl der Lernenden über einen längeren Zeitraum mehr oder weniger gleich bleibt und E-Learning in Ihrem Unternehmen obligatorisch ist. 2. Bezahlung pro aktivem User Die Bezahlung pro aktivem Nutzer ist das zweitbeliebteste Modell, denn es löst das Problem des vorherigen Preismodells. Im Gegensatz zu den Plänen pro User, die unabhängig von der Nutzung abgerechnet werden, können Sie dem LMS eine unbegrenzte Anzahl von Usern hinzufügen. Es werden nur diejenigen berechnet, die sich während des Bezahlzeitraums im System angemeldet haben. Das Preismodell pro aktivem Teilnehmenden ist praktisch, wenn Sie jeden Monat verschiedene Gruppen von Lernenden schulen müssen, z. B. wenn Sie ein großes Unternehmen sind und Ihre Kunden oder Partner schulen. Außerdem müssen Sie sich keine Gedanken über inaktive Konten machen, da sie Ihnen ohnehin nicht in Rechnung gestellt werden. 3. Open-Source-LMS Eigentlich ist "Open Source" kein Preismodell. Der Begriff bedeutet, dass der ursprüngliche Quellcode des LMS offen ist und frei verteilt und verändert werden kann. Wir haben ihn in die Liste aufgenommen, weil Open-Source-LMS oft mit solchen verglichen werden, die einen geschlossenen Code haben. Die Hauptvorteile sind die Flexibilität, d. h. Sie können alle gewünschten Anpassungen vornehmen. Denken Sie aber daran, dass es sich niemals um eine sofort einsatzbereite Lösung handelt. Wenn eine Software quelloffen ist, bedeutet das keinesfalls, dass sie kostenlos ist. Open-Source-Anbieter erklären: "Zahlen Sie für den Service, nicht für den Code". Das bedeutet, dass die wahren Kosten eines Open-Source-LMS in der Anpassung, Integration und Wartung liegen, da solche LMS eine umfangreiche Konfiguration erfordern, um für eine bestimmte Organisation geeignet zu sein. Da es schwierig ist, auch nur einen ungefähren Preis zu nennen, da er sich je nach Projekt stark unterscheidet, finden Sie hier eine Formel, die Ihnen helfen wird, sich einen Überblick zu verschaffen. Hilfreich ist es dabei, den Stundenaufwand für einen Entwickler zugrunde zu legen. Bei einem durchschnittlichen Wert von 150€/Stunde sollten Sie alleine für die laufende Pflege 1000€ je Monat ansetzen. Dabei sind Anpassungen noch nicht eingerechnet. In der Regel werden das Open-Source-System überwiegend in Universitäten eingesetzt, wo ein eigenes Entwicklerteam beschäftigt werden kann. Für Unternehmen rechnet sich Open Source dagegen selten. 4. SaaS-Lizenzgebühr / Abonnement SaaS steht für Software-as-a-Service, d.h. Sie mieten eine in der Regel Cloud-basierte Lösung für eine bestimmte Periode (Monat, Jahr). Dies ist wahrscheinlich das einfachste Preismodell. Sie kaufen eine Lizenz für ein LMS, zahlen eine bestimmte (oft jährliche) Gebühr und fügen so viele Teilnehmende und Kurse hinzu, wie Sie möchten. Pauschalpreise (ein einziger Preis, ein einziger Satz von Funktionen) sind hier relativ selten und die meisten Anbieter bieten zwei oder drei Pauschalpreismodelle zur Auswahl an. Der Preis hängt von der Anzahl der im Paket enthaltenen Funktionen ab. Mit jedem Upgrade werden neue Funktionen freigeschaltet. SaaS hat sich im Markt zurecht durchgesetzt, da die Kunden die benötigten Funktionen flexibel und modular freischalten können und durch die Lizenz sowohl die laufende Weiterentwicklung als auch Hosting und Support abgedeckt sind. Wie wählen Sie das beste LMS-Preismodell für sich aus? Sie wissen nun, welche Preismodelle es für ein LMS gibt. Die Vielfalt der LMS-Preismodelle kann schnell verwirrend und unübersichtlich erscheinen. Bevor Sie sich für ein bestimmtes LMS entschließen, sollten Sie sich die folgenden Schritte anschauen, um das beste Modell für Sie zu finden. Schritt 1: Ermitteln Sie die Anzahl der User, die Sie schulen möchten Bevor Sie sich für ein LMS entscheiden, sollten Sie herausfinden, wie viele Lernende das System während eines Abrechnungszyklus, z. B. eines Monats, nutzen werden. Bleibt diese Zahl über das Jahr hinweg konstant? Schritt 2: Bestimmen Sie, wie lange das LMS von den einzelnen Usern genutzt werden soll Werden Ihre Teilnehmenden dieselben bleiben oder werden sie variieren? Wenn Sie planen, ein LMS nur für Einführungskurse zu nutzen, kann die Gesamtzahl der aktiven User einigermaßen stabil sein, aber die Teilnehmenden werden unterschiedlich sein. Schritt 3: Schätzen Sie, wie viele Kurse Sie hochladen werden In vielen Fällen richten sich die Kosten für ein LMS nach der Anzahl der hochgeladenen Kurse und dem für die Datenspeicherung benötigten Platz. Evaluieren Sie demnach, wieviele Kurse und Datenspeicher Sie benötigen und beachten Sie dies bei der Anbieterauswahl. Schritt 4: Definieren Sie die wichtigsten Funktionen und Integrationen Recherchieren Sie im Vorfeld, um Ihre benötigten Funktionen zusammenzufassen - zum Beispiel mit unserer hilfreichen Checkliste zum Abhaken: 15 Anforderungen an ein LMS. So sparen Sie Zeit bei Verhandlungen mit Anbietern, die die erforderlichen Funktionen nicht anbieten. Außerdem können Sie anhand dieser Liste den tatsächlichen Wert der einzelnen Tarife besser einschätzen. Häufige Fragen Wir haben eine Liste mit den häufigsten Fragen zusammengestellt. Wenn Sie die Antworten auf diese Fragen recherchieren, können Sie die Preise für Learning Management Systeme besser verstehen und herausfinden, wie viel Ihr LMS am Ende wirklich kostet. 1. Welche Funktionen sind in den einzelnen Preisplänen enthalten? Wie bereits erklärt, werden einige LMS in Paketen verkauft, die verschiedene Funktionen enthalten: Je höher der Preis, desto umfangreicher ist das System. Wenn Sie Ihre Hausaufgaben gemacht und die für Sie wichtigen Funktionen definiert haben, können Sie den relativen Wert der jeweiligen Pakete von einem Anbieter einschätzen. 2. Kommen zusätzliche Kosten auf Sie zu? Prüfen Sie, ob es irgendwelche versteckten Kosten gibt. Manchmal erheben Anbieter zusätzliche Gebühren für die Einrichtung des LMS, Schulungen, technischen Support, Hosting, Upgrades und Add-Ons. 3. Wie können Sie Ihren Preisplan erhöhen oder herabstufen? Gibt es besondere Bedingungen? Was das Upgrade von Tarifen pro User betrifft, so müssen Sie ein Upgrade erwerben, wenn Sie die Anzahl der in Ihrem aktuellen Tarif enthaltenen Benutzer überschreiten. Was geschieht mit den Nutzern, die sich nach Erreichen des Limits anmelden? Können sie sich dann noch im System anmelden, und wenn nicht, werden ihre Kontaktdaten gespeichert? Was die Herabstufung betrifft, so müssen Sie wissen, wie oft dies möglich ist und ob daraus mögliche Konsequenzen entstehen. Zögern Sie nicht zu fragen, ob es irgendwelche Stornierungskosten gibt, um sicherzugehen, dass Sie nicht in die Falle eines LMS tappen, das Ihren Bedürfnissen in Zukunft nicht mehr entspricht. reteach LMS für den Mittelstand Für den Mittelstand ist die Lernplattform von reteach besonders gut geeignet, da die Software einfach zu bedienen ist, die Anforderungen der DSGVO erfüllt und einen Kundensupport auf Deutsch bietet. Sie können die Lernplattform außerdem je nach Bedarf mit verschiedenen Add-Ons erweitern (z.B. Unterweisungsmanager, +400 Kurse aus dem Kurskatalog, E-Commerce-Option). Hier finden Sie eine transparente Übersicht über die Kosten für das reteach LMS. Fazit Das richtige Gleichgewicht zwischen Preis und Nutzen kann über den Erfolg oder Misserfolg Ihres digitalen Lernprojekts entscheiden. Sie werden feststellen, dass die Angebote von LMS mit demselben Preismodell sehr unterschiedlich sein können. Unabhängig davon, welches Preismodell Sie in Zukunft bevorzugen werden, sollten Sie darauf achten, dass es vollkommen transparent und vor allem flexibel ist. Checkliste Die Auswahl des passenden LMS kann schwierig sein, da es viele verschiedene Anbieter gibt. Wir haben deshalb eine hilfreiche Checkliste mit den 15 wichtigsten Anforderungen für Sie verfasst – kostenlos herunterladen und einfach abhaken: Checkliste herunterladen Sie sind neugierig geworden und möchten mehr zum Thema LMS erfahren? Wir haben eine Einführung zum e-Learning in KMU und Mittelstand verfasst, die alle wichtigen Fragen abdeckt.

Inhalt 1. Was ist ein multi-tenant LMS?2. Die Anwendungsbereiche3. Synchronisieren von Inhalten4. Mandantenspezifisches Lernen5. Kostenvorteile6. Skalierungspotenziale7. Vertriebsmodelle durch ein multi-tenant LMS8. Checkliste für die Auswahl9. Mehr zum Thema E-Learning Was ist ein multi-tenant LMS? Ein mandantenfähiges LMS (auch multi-tenant LMS genannt) ist eine Lernplattform, die unter einer Hauptebene (Muttersystem) eine größere Zahl von white label workspaces als Mandanten (Tochtersysteme) ausliefert. Die Mandanten verfügen jeweils über ein eigenes Design (gebrandete Online-Akademie), eine eigene Nutzerverwaltung und übernehmen die Inhalte aus dem Muttersystem und zwar auf einer eigenen Domain. Die Anwendungsbereiche Typische Anwendungsszenarien für ein mandantenfähiges LMS sind im Bereich der Bildungsträger zu finden. Stellen Sie sich vor, dass ein Bildungsunternehmen seine Lerninhalte an eine größere Zahl von Kunden (Mandanten) ausliefern will. Diese Lerninhalte sollen jedoch in eigenen Online-Akademien der Kunden abgebildet werden. Ein typisches Beispiel wäre ein Bildungsträger im Gesundheitswesen, der Online-Schulungen für Pflegeeinrichtungen vertreibt. Über das mandantenfähige LMS erhalten dann die jeweiligen Mandanten (z.B. die einzelnen Pflegeeinrichtungen) eine eigene Online-Akademie. Auf dieser werden zum einen die Inhalte des Muttersystems übernommen, zum anderen kann die Pflegeeinrichtung ihre Akademie jedoch selbstständig verwalten. Das bedeutet konkret: Sie können neben den vom Muttersystem eingespielten Kursen eigene Schulungen erstellen, die Mitarbeitenden verwalten, Unterweisungen mit Zertifikaten organisieren und den Lernfortschritt überwachen. Synchronisieren von Inhalten Auslöser für den Einsatz eines mandantenfähiges LMS ist oft die Anforderung, dass Inhalte einer Zentralplattform in mehrere eigenständige LMS Workspaces (Mandanten bzw. Tenants) übertragen werden sollen. Und zwar idealerweise durch eine Synchronisierung und nicht durch einen Kopiervorgang. Denn wenn ein Inhalt im Muttersystem aktualisiert wird, dann muss diese Änderung automatisch auf alle verbundenen LMS Workspaces übertragen werden. Ein manueller Kopiervorgang würde hier nicht ausreichen. Mandantenspezifisches Lernen Wichtig für den Einsatz der dezentralen LMS Workspaces ist die betriebsspezifische Datenstruktur. Hier kommt die eigene Nutzerverwaltung im Mandanten zum Einsatz, die es erlaubt, die betriebsspezifischen Strukturen abzubilden (Unternehmensorganisation, Standorte, Abteilungen usw.). Diese können im Mandanten in Mitarbeitergruppen bzw. Segmenten abgebildet werden. Auf der Ebene der Verwaltung der Teilnehmenden wie der Analyse des Lernfortschritts funktioniert daher jeder LMS Workspace als ein eigenständiges LMS. Kostenvorteile Vergleichbar mit einem Mehrfamilienhaus liegt der Kostenvorteil des mandantenfähigen LMS darin, dass sich mehrere Mieter (Mandanten) die Hülle (Außenwand und Dach) sowie die Infrastruktur (Heizung) teilen. Der Betrieb von 100 oder auch nur 3 Mandanten ist deutlich kostengünstiger als separate LMS-Instanzen. Für den einzelnen Mandanten fallen wenn überhaupt spezifische Kosten nur für die Einrichtung des Designs und das Setup an. Alle weiteren laufenden Kosten (z.B. die Miete bei einer SaaS-Cloudlösung) sind nur anteilige Kosten, die deutlich unter den Betriebskosten einer Stand-Alone Lösung liegen. Skalierungspotenziale Anders als beim Mehrfamilienhaus muss die Anzahl der Mandanten nicht schon in der Planungsphase final definiert werden. Das Einrichten neuer Mandanten ist ein minimaler Aufwand, was die zusätzlichen Kosten je Mandant marginal macht. Dieser Geschwindigkeits- und Kostenvorteil erlaubt den Aufbau eines skalierbaren Geschäftsmodells. Vertriebsmodelle durch ein multi-tenant LMS Im o.g. Beispiel des Bildungsträgers wird deutlich, wie ein Vertriebsmodell auf Basis eines mandantenfähigen LMS einfach gestaltet werden kann. Der Bildungsträger stellt in einem Muttersystem alle Inhalte ein und aktualisiert diese laufend. Möglichweise werden über das Muttersystem direkt Buchungen von Einzelpersonen (z.B. Pflegekräften) oder von kleineren Pflegeteams vorgenommen. Ein Pflegeheim mit 50 Pflegekräften wird dagegen Interesse an einem eigenständigen LMS haben, das die Inhalte des Muttersystems nutzen kann und zusätzliche das Anlegen von eigenen Kursen ermöglicht. Checkliste für die Auswahl eines mandantenfähigen LMS Wenn Sie den Einsatz eines mandantenfähigen LMS in Erwägung ziehen, spielen folgende Kriterien eine Rolle: Must-Have Features eines multi-tenant LMS Synchronisierung der Inhalte aus dem Muttersystem in die Mandanten Möglichkeit eigene Lerninhalte im Mandanten zu erstellen Eigenes Design je Mandant (einfach zu erstellen) Eigene Domain / Subdomain je Mandant Eigener Nutzerverwaltung mit Gruppierungsmöglichkeiten je Mandant Mandantenspezifische Analytics / Berichtswesen Anlegen mandantenspezifischer Zertifikate (Design, Inhalte, Struktur). Optionale Features eines multi-tenant LMS Abrechnungssystem für Mandanten / Inhalte Eigenes Mailingsystem je Mandant Konsolidierte Analytics über alle Mandanten e-Commere Funktionalität je Mandant Mehr zum Thema E-Learning Das Thema e-Learning ist noch neu für Sie? Dann hilft Ihnen unser Leitfaden sicher weiter. Darin haben wir genau beschrieben, wie die Einführung von e-Learning in KMU und Mittelstand funktioniert und welche Stolpersteine Sie vermeiden sollten.

Ein LMS (Learning Management System) hilft Unternehmen dabei, Weiterbildung, Unterweisungen und Onboarding effizienter zu gestalten. Die Entscheidung für das passende LMS ist nicht leicht, da es eine enorme Auswahl an Lernplattformen auf dem Markt gibt. Um Ihnen zu helfen, das richtige System für Ihr Unternehmen zu finden, haben wir eine Checkliste mit 15 Anforderungen an ein LMS erstellt. Am Ende des Beitrags können Sie die Checkliste kostenlos downloaden und einfach die Punkte abhaken, die für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind. Inhalt: 15 LMS Funktionen 1. Teilnehmenden- und Kursverwaltung2. Lernmodelle3. Dateiformate von Lerninhalten4. Sicherheit & DSGVO5. Lerninhalte - Make or Buy?6. Analysen und Berichte7. Mobiles Lernen8. Soziales Lernen9. E-Commerce10. White-Labeling & Individuelle Anpassung11. Integrationen12. Support13. KI in der Lernplattform14. Multi-Mandanten-Funktion15. Kosten16. Checkliste zum Download Teilnehmenden- und Kursverwaltung Zunächst müssen Sie entscheiden, wie Sie mit Teilnehmenden und Gruppen im LMS arbeiten wollen. Beantworten Sie dazu folgende Fragen: Wer registriert die Mitarbeitenden? Tun dies die Teilnehmenden selbst oder ein Admin? Wer wird an der Verwaltung des LMS beteiligt sein? Benötigen Sie ein System, mit dem Sie verschiedene Benutzerrollen zuweisen können, z.B. Admins, Super-Admins, einfache User? Wie wollen Sie neue Teilnehmende hinzufügen – per E-Mail, durch einen Excel-Import oder vollautomatisch durch eine Verbindung mit Ihrem HR-System? Benötigen Sie die Lernplattform in verschiedenen Sprachen? Legen Sie Wert auf ein integriertes Mailingsystem? Lernmodelle Als Nächstes müssen Sie sich für das Lernmodell entscheiden, das für Ihre Anforderungen am besten geeignet ist. Reines E-Learning (jederzeit abrufbare Online-Kurse) Blended Learning Ausbildergeführte Schulung Live-Schulungen Kohortenbasiertes Lernen (Lernenden eignen sich die Inhalte innerhalb eines festgelegten Zeitraums an und unterstützen sich dabei gegenseitig) Dateiformate von Lerninhalten In dieser Phase müssen Sie entscheiden, welche Art von Schulungsmaterialien Sie Ihren Mitarbeitenden anbieten wollen und ob Sie intern Kurse erstellen wollen oder nicht. Videos, Audios, Bilder in den gängigen Formaten Dokumente wie PDF, Excel, Word und mehr SCORM-Dateien und externe Inhalte über iFrame Live-Sessions und Präsenzschulungen Quizabfragen und Abgaben Benötigen Sie einen Kurseditor? Einige LMS verfügen über einen integrierten Editor, mit dem Sie einfach Tests und Kurse erstellen können. Möglicherweise ist auch ein leistungsfähiges Autorentool zur Erstellung von interaktiven Kursen, Quizfragen und Gesprächssimulationen enthalten. Mit diesen LMS Funktionen können Sie ansprechende Lerninhalte mit eingebetteten Videos, Screencasts, Interaktionen und verzweigten Szenarien erstellen. Sicherheit & DSGVO Bezüglich der Sicherheitsansprüche an eine Lernplattform sollten Sie keine Kompromisse eingehen. Achten Sie darauf, dass sich die Server in Deutschland befinden, um die DSGVO-Anforderungen zu erfüllen. Automatische Cookie-Banner sowie eine Auftragsdatenverarbeitung sind ebenfalls wichtige Faktoren, um einen hohen Standard an Datenschutz zu erfüllen. Lerninhalte - Make or Buy? In der Regel können Sie Lerninhalte mit einem LMS selbst erstellen. Dies sollte intuitiv und einfach in der Handhabung sein. Eine weitere Möglichkeit ist es, fertige Lerninhalte einzukaufen. Einige LMS-Anbieter bieten dafür Kurskataloge, aus denen Sie einfach die passenden Kurse auswählen und Ihrer Akademie hinzufügen können. Analysen und Berichte In der Weiterbildung geht es um Ergebnisse. Sie entscheiden, wie Sie diese messen wollen. Der Vorteil eines LMS ist, dass Sie nicht mehr mit Excel-Tabellen arbeiten und Leistungen manuell erfassen müssen. Deshalb sind übersichtliche Analysen und Berichte eine der wichtigsten LMS Funktionen. Benötigen Sie detaillierte Berichte über Teilnehmende und Gruppen oder reicht es aus, wenn Sie über die Fortschritte der Lernenden im Allgemeinen informiert sind? Denken Sie daran, dass diese Analysen auch dazu genutzt werden können, Ihre Inhalte und das Lernsystem selbst zu verbessern. Möchten Sie die Berichte individuell anpassen? Einige Lernplattformen bieten Ihnen die Möglichkeit, eigene Vorlagen zu erstellen, d.h. die von Ihnen benötigten Metriken automatisch in Form von Diagrammen, Grafiken, Dashboards usw. anzuzeigen. Benötigen Sie Zertifikate, die die Teilnehmenden am Ende eines abgeschlossenen Kurses erhalten? Sollen diese Zertifikate individuell anpassbar sein (d.h. mit Logo, Farben etc.)? Mobiles Lernen Wenn Sie Mitarbeitende schulen wollen, die viel unterwegs sind, sollten Ihre Lerninhalte auf allen mobilen Geräten funktionieren. Dafür benötigen Sie ein LMS, das vollständig responsive Kurse unterstützt, die sich an die Bildschirmgröße jedes Geräts anpassen. Die ideale Lösung ist eine Plattform mit einer mobilen App, die es den Lernenden ermöglicht, Kurse offline zu absolvieren. Das ist besonders hilfreich für diejenigen, die viel unterwegs sind und im Flugzeug oder an anderen Orten mit geringer oder gar ohne Internetverbindung auf die Schulungsunterlagen zugreifen müssen. Soziales Lernen Wenn Sie soziale Zusammenarbeit in der digitalen Weiterbildung ermöglich wollen, brauchen Sie ein LMS mit Funktionen für soziales Lernen. Das bedeutet, dass Mitarbeitende Artikel veröffentlichen, Kommentare schreiben, die Beiträge ihrer Teammitglieder diskutieren und Inhalte liken und teilen können. Ausbilder und Experten können zudem Schulungsmaterialien für das Team hinzufügen und bei Bedarf Fragen beantworten. E-Commerce Eine optionale LMS Funktion ist die E-Commerce-Option. Wenn Sie planen, Kurse zu verkaufen, sollten Sie nach einem Learning Management System mit einer E-Commerce-Option suchen. Damit können Sie Preise für Kursmaterial festlegen, Verkäufe verfolgen und Einnahmen verwalten, ohne ein E-Commerce-Backend integrieren zu müssen. White-Labeling & individuelle Anpassung Sie möchten Ihre Akademie in Ihrem eigenen Unternehmensstil gestalten? Mit den meisten LMS ist das möglich. In einigen können Sie jedoch nur die Farben ändern und ein Firmenlogo hochladen. Bei anderen können Sie die Oberfläche komplett neu gestalten, sodass sie sich nahtlos in das Markendesign Ihres Unternehmens einfügt. Bei einigen Systemen können Sie die Plattform sogar auf Ihre eigene Domain verlagern und die Oberfläche der mobilen App ändern. Integration mit anderen Systemen Sie sollten für Ihr Unternehmen abwägen, ob Sie Integrationen der Lernplattform mit Ihrer HR-Software, BI-Systemen, CRMs oder anderen Diensten benötigen. Welche Schnittstellen sind sinnvoll und wie einfach sind diese aufgebaut? Integrationen nehmen Ihnen viel Arbeit ab, indem sie Prozesse automatisieren, Daten zentralisieren und Arbeitsabläufe vereinfachen. Support Dies ist nicht direkt eine LMS Funktion, aber dennoch sehr wichtig. Achten Sie bei der Wahl Ihrer Lernplattform unbedingt darauf, dass es einen Support gibt, den Sie zu festen Zeiten erreichen können. Bestenfalls per Mail und per Telefon sowie in Deutschland ansässig. Sprachbarrieren und andere Zeitzonen können zu Missverständnissen oder Verzögerungen führen. Viele Anbieter bieten außerdem zubuchbare Optionen, wie z.B. ein persönliches Onboarding für einen schnellen, einfachen Start. KI in der Lernplattform Zu den immer wichtiger werdenden LMS Funktionen gehört KI in der Lernplattform. Künstliche Intelligenz in einem LMS kann das Lernerlebnis der User optimieren. Zudem nimmt KI denjenigen Arbeit ab, die für die Erstellung der Lerninhalte verantwortlich sind. Es können z.B. automatisch Quizze generiert werden, die auf den vorhandenen Kursinhalten beruhen. Multi-Mandanten-Funktion Mit einem mandantenfähigen LMS stellen Sie Kunden, Partnern, Länderstandorten oder Tochtergesellschaften eine eigene Lernplattform zur Verfügung. Die Mandanten werden alle über Ihr zentrales Muttersystem verwaltet, haben aber eigene Rechte. Die Vorteile liegen in der zentralisierten Verwaltung sowie Kosteneffizienz. Wenn dies für Sie von Relevanz ist, sollten Sie in der Auswahl des LMS darauf achten, dass diese Option gegeben ist. Kosten Auf der Suche nach einer Lernplattform für Unternehmen kommt man um den finanziellen Aspekt nicht herum. Um das perfekte System für Ihr Budget zu finden, sollten Sie die Vor- und Nachteile der verschiedenen Preismodelle kennen und das Modell aussuchen, das sich am besten für Ihr Unternehmen eignet. Sie haben die Wahl zwischen mehreren Preismodellen: Bezahlung pro aktivem Teilnehmendem: Sie zahlen nur für die Teilnehmenden, die das System in jedem Abrechnungszeitraum aktiv nutzen. Bezahlung pro Teilnehmendem: Sie zahlen einen Festpreis für eine bestimmte Anzahl von Usern, unabhängig davon, ob diese aktiv sind oder nicht. Abrechnung nach Aufwand: Sie zahlen nur für das, was Sie nutzen (also z.B. für die User und die von ihnen belegten Kurse). Lizenzgebühr/Abonnement: Sie zahlen einen festen Preis für einen bestimmten Zeitraum, z.B. 1 Jahr oder 6 Monate, und fügen so viele User und Schulungsmaterialien hinzu, wie Sie benötigen. Checkliste zum Download Wir haben die oben genannten Punkte ausführlicher und in Form einer Checkliste zum Abhaken für Sie zusammengefasst. Einfach kostenlos downloaden und für Ihr Unternehmen ausfüllen: Checkliste herunterladen Neugierig geworden? Weitere Infos zum Thema LMS Funktionen und wie Sie E-Learning schnell und unkompliziert in Ihrem Unternehmen etablieren, erfahren Sie im Blogartikel Einführung von e-Learning im Mittelstand & KMU. Sie sind neugierig geworden und möchten Ihr eLearning Projekt schnell und einfach starten? Testen Sie die Lernplattform für 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich.

Datenschutzkonforme Weiterbildung mit einem LMS (Learning Management System) bedeutet vor allem ein: personenbezogene Daten schützen. Immer dann, wenn auf irgendeine Art und Weise personenbezogene Daten verarbeitet werden, kommen Datenschutzgesetze wie die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) oder auch das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) zur Anwendung. Zu den personenbezogenen Daten zählen alle Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer Person. Bei der Nutzung eines LMS gehören hierzu z. B. Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Personalnummer, Organisationseinheit oder die Sprache des Teilnehmenden. Inhalt 1. Ihr LMS: eine Maschine zur Datenverarbeitung2. Transparenz als das A und O3. Altbestände anonymisieren4. Prozesse gehen vor Technik5. Neue Anforderungen an IT-Sicherheit6. Vorsicht bei Trends7. Fazit8. Checkliste Ihr LMS: eine Maschine zur Datenverarbeitung Verfügt Ihr Unternehmen über einen Datenschutzbeauftragten, wird ein datenschutzkonformes Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten für personenbezogene Daten vermutlich bereits existieren. Dabei bilden Ihre Trainingsaktivitäten im LMS nur eine Rubrik der Verarbeitung personenbezogener Daten z.B. neben Ihrer Mitarbeitenden- oder Kundendatenbank. Hat Ihr Unternehmen keinen Datenschutzbeauftragten, sollten Sie sich intern oder auch extern mit qualifizierten Fachleuten verstärken. So können Sie sich so schnell wie möglich einen Überblick über Ihre Situation verschaffen. Sobald Sie in Ihrem LMS den Namen von auch nur einem Lernenden erfassen, verarbeiten Sie personenbezogene Daten. Diese werden in der datenschutzkonformen Weiterbildung sensitiv gehandhabt. Besondere Vorschriften gelten, wenn Sie auch Daten über minderjährige Azubis in ihrem LMS führen oder falls Sie Spezialinformationen (z.B. besondere Anforderungen bei der Unterbringung für Präsenzveranstaltungen) dokumentieren müssen. In diesem Fall handelt es sich sogar um besonders sensible und schutzwürdige Daten im Sinne der DSGVO, die nur aufgrund besonderer Erlaubnistatbestände überhaupt verarbeitet werden dürfen. Das A und O: Transparenz in der Datenverarbeitung Viele LMS am Markt haben in Hinblick auf das Inkrafttreten der DSGVO neue Features oder Plugins veröffentlicht. Die Mehrheit der LMS-Lösungen für den professionellen Einsatz ist bereits so ausgelegt, dass der Teilnehmende beim ersten Login die Kenntnisnahme von einer Datenschutzerklärung bestätigen muss. Hier müssen Sie die Lernenden transparent über die Verwendung ihrer Daten für den Zweck der Trainingsorganisation informieren. Dazu gehört auch die Aufklärung über ihre Rechte und die Dauer der Speicherung. Eventuell macht es Sinn, einen verantwortlichen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Sollte sich herausstellen, dass der aktuelle Text Ihrer Datenschutzerklärung nicht DSGVO-konform ist, muss er angepasst und erneut von den Lernenden bestätigt werden. Nur so kann datenschutzkonforme Weiterbildung sichergestellt werden. Um das Risiko zu vermeiden, dass andere gesetzliche Erlaubnistatbestände eventuell nicht eingreifen, sollte Ihr LMS so ausgelegt sein, dass eine wirksame Einwilligung des Nutzenden in die Datenverarbeitung eingeholt wird. Dem Nutzenden muss jedoch die Möglichkeit offenstehen, diese Einwilligung so einfach zu widerrufen, wie sie erteilt wurde. Willigt ein Nutzer in die Datenverarbeitung nicht ein oder widerruft sie, bedeutet das für die meisten LMS, dass dieser Nutzende Ihre Schulungsdienste nicht mehr in Anspruch nehmen kann. Das kann Sie vor eine Herausforderung stellen. Zum Beispiel dann, wenn es in Ihrem LMS verpflichtende Trainings gibt, die so wichtig sind, dass alle Mitarbeitenden ohne Ausnahme sie absolvieren müssen. Dazu gehören Trainings zur Arbeitssicherheit oder elektronische Sicherheitsunterweisungen für bestimmte Maschinen. Hier ist noch unklar, ob die Datenverarbeitung in einem solchen Fall auch ohne die Einwilligung des Nutzers über einen der Erlaubnistatbestände aus Art. 6 oder 9 EU-DSGVO gerechtfertigt werden kann. Altbestände anonymisieren In der Praxis ist es auch oft der Fall, dass die Lernerdatenbank aus einem Altsystem geerbt wurde oder das System initial aus Lernerlisten im Excel-Format befüllt wurde, bevor es im Unternehmen eine Datenschutzerklärung für das Trainingsgeschäft gab. Bei solchen externen Quellen ist Vorsicht geboten. Wenn die Zielgruppe Ihrer Akademie hauptsächlich aus häufig wechselnden Externen (z.B. Anwendern, Händlern) besteht, dann ist es sicher nicht sinnvoll oder möglich, die „Karteileichen“ für die Bestätigung einer neuen Datenschutzerklärung zu kontaktieren. Eher können Sie Altbestände (z.B. Nutzende ohne Trainingsaktivitäten in den letzten 10 Jahren) bei Bedarf anonymisieren. Diese radikale Maßnahme steht jedoch eigentlich im direkten Zielkonflikt mit dem Sinn und Zweck eines LMS. Ein solches System ist nämlich darauf auslegt, Informationen über Lernende und Lernverhalten dauerhaft auszuwerten und langfristig zu dokumentieren. Hier muss man noch auf entsprechende Rechtsprechung warten, ob solche Maßnahmen tatsächlich auch gefordert werden. Eine Pseudonymisierung kann im Zeitraum bis zum Erreichen der Löschfrist eine gute datenschutzkonforme und dennoch auditsichere Lösung für ältere Datenbankeinträge darstellen. Beispielsweise durch die Aufbewahrung von Lerner- und Trainingsdaten in getrennten Tabellen auf unterschiedlichen Serverbereichen mit einer möglichen Zuordnung über eine eindeutige ID. Prozesse gehen vor Technik In der Praxis ist nicht davon auszugehen, dass LMS-Nutzende häufig von ihrem Recht Gebrauch machen werden und willkürlich ihre Einwilligungserklärung widerrufen. Dennoch sollten Sie sich darüber Gedanken machen, wie Sie mit solchen Anforderungen im Fall der Fälle konkret umgehen wollen. Beantragt ein Teilnehmender die Löschung aller Daten, die sie über ihn gespeichert haben, haben Sie dafür in der Regel gemäß Art. 12 Abs. 3 DSGVO eine bindende Frist von einem Monat. Der Antrag darf auch formlos erfolgen, z.B. telefonisch. Weitere LMS-relevante Features in Hinblick auf die DSGVO wären auch die leichtere Möglichkeit für den Teilnehmenden, ihn/sie betreffende Daten einzusehen und zu berichtigen. Auch die eigenen Daten in einem gängigen Format wie JSON oder XML exportieren zu lassen, um sie bei einem anderen Anbieter einspielen zu lassen, ist sinnvoll. Dadurch könnte der Lernende seine Bildungshistorie viel leichter zu seinem nächsten Arbeitgeber mitnehmen. Hier könnte der Begriff lebenslanges Lernen auch in Kombination mit neuen Technologien wie xAPI/TinCan eine neue Dynamik bekommen. Auch die Themen „Privacy by design“ (Datenschutz durch Technik) und „Privacy by Default“ (datenschutzfreundliche Voreinstellungen) sind nun stärker gesetzlich verankert. Diese Neuerungen sollten sich im LMS durch neue Features und eine Aktualisierung der Oberfläche wiederfinden. Neue Anforderungen an IT-Sicherheit Wenn Sie Ihr LMS on premise hosten, kommen mit der DSGVO und datenschutzkonformer Weiterbildung auch verstärkte Anforderungen an die IT-Sicherheit auf Sie zu. Sie müssen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) treffen, wie das rechtzeitige Einspielen von Updates und eine ausreichend sichere Verschlüsselung der Datenübertragung, potentiell datenschutzrelevante Critical Incidents beobachten und diese dann ggf. der Aufsichtsbehörde und den Nutzern melden. Wird Ihr LMS als SaaS gehostet, sollte der LMS-Anbieter diese Leistungen für Sie übernehmen. Auch Anbieter mit Sitz außerhalb der EU unterfallen dem Anwendungsbereich der DSGVO, sofern sie ihre Leistungen innerhalb der EU anbieten. Sie müssen daher ein Schutzniveau gewährleisten, das den Anforderungen der DSGVO genügt. Unabhängig davon, ob Ihr LMS gekauft oder gemietet ist, müssen Ihre Administratoren für einen sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten verstärkt sensibilisiert werden. Dies fängt bei der tatsächlichen Einhaltung der Passwortrichtlinien und Best Practices beim E-Mail-Versand an, wie z.B. dem Nutzen des BCC-Feldes. Admins müssen mit personenbezogenen Daten in Reports kritisch, sorgfältig und vertraulich umgehen. Möglicherweise müssen Sie auch neue Regeln schaffen, wenn Ihre Mitarbeitenden das LMS im Homeoffice oder auf privaten Geräten nutzen dürfen. Vorsicht bei Trends Falls Ihr Unternehmen auch dem Trend „Learning Analytics“ folgen möchte, muss genau geprüft werden, wie Sie ihr Vorhaben datenschutzkonform gestalten können, da hier das Kriterium der Zweckbindung bei der Datenerhebung nicht immer erfüllt ist. Beim Social Learning sollten Sie durch ein geeignetes Berechtigungskonzept sicherstellen, dass nur die Teilnehmenden sich gegenseitig sehen, die dem auch zugestimmt haben. Wenn Sie sich für die neuen Technologien VR/AR und xAPI interessieren, ist je nach Anwendungsszenario eine Datenschutz-Folgenabschätzung sinnvoll und kann Sie bei der Konformitätsdokumentation im Fall der Fälle vor hohen Strafen bewahren. Fazit Auf der sicheren Seite beim Thema DSGVO sind Sie erst, wenn Sie sich im Detail und ggf. mit der Unterstützung eines fachkundigen Datenschutzbeauftragen darüber Gedanken gemacht haben, wie Sie nicht nur Ihr LMS, sondern auch Ihre Trainingsprozesse datenschutzkonform gestalten können. Hier dürfen sich Unternehmen, insbesondere Mittelständler, nicht nur auf die Technik Ihres LMS verlassen. Das Thema LMS und DSGVO ist sehr komplex. Noch mehr Infos und Hilfestellung gibt es im verlinkten Beitrag. Checkliste DSGVO-Konformität ist nur eines der Kriterien, die ein LMS erfüllen sollte. Die Auswahl des passenden LMS kann schwierig sein, da es viele verschiedene Anbieter gibt. Wir haben deshalb eine hilfreiche Checkliste mit den 15 wichtigsten Anforderungen für Sie verfasst – kostenlos herunterladen und einfach abhaken: Checkliste herunterladen